KirovMama.ru > Успешная мама >  

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Хочу поделиться своими впечатлениями от книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» издательства «Манн, Иванов и Фербер».

Дэвид Аллен — разработчик и популяризатор методологии GTD (Getting Things Done). Эта методика широко изветсна и имеет множество поклонников и последователей. Главная цель методики — успевать все без стресса.

Хорошая книга за чашечкой кофе

Эта книга в моем ряду чтения — очень органичное продолжение «Дышите свободно» Лорен Розенфилд и Мелвы Грин.

Моя история

После затяжного «отпуска по уходу за ребенком» мне очень захотелось вернуться к работе. Но, оказалось, сделать это не так просто. Меня все не устраивало: наметила себе кучу планов и проектов, надо было взять себя в руки и просто начать делать. Однако, как известно всем мамам, малыш сегодня идет в садик, а завта (и еще 2 недели) сидит дома с соплями. Пока иммунитет формируется, ни о какой работе 5 дней подряд речи быть не может. Когда дочка дома, сидеть за компьютером и работать не получается: меня мучают угрызения совести, что я не уделяю время ребенку, с одной стороны; а с другой стороны бывает, хочется поработать и все мысли о работе, когда сажусь с ней играть.

Надо было что-то кардинально менять. Во-первых, решила избавиться от лишних вещей. Это не дело одного дня, это целый серьезный процесс, который медленными шагами продвигается вот уже месяц. Во-вторых, предстояло разгрести дела.

То, что с маленьким ребенком работать дома не получается, я приняла как данность. Осталось научиться (или вспомнить как) максимально эффективно использовать время, когда дочка не дома.

«У нас нет времени на ерунду. Мы живем в иллюзии, что торопиться некуда. (…) Так мы пытаемся уклониться от рискованных, но стоящих шагов, способных изменить нашу жизнь.» (из «Дышите свободно»)

Шаги к приведению дел в порядок по Дэвиду Аллену

Если в двух предложениях, в чем состоит его метод. Так как наша цель — уменьшить тревогу по поводу того, что мы делаем, то надо «выгрузить» из головы все мысли о делах на бумагу или в другую удобную для вас систему хранения.

Сбор и сортировка информации по всем «проектам»

Сбор всех «открытых вопросов» (проектов) Аллен предлагает начать с приведения в порядок рабочего места. В корзину «Входящие» попадает все, что лежит не на своем месте.

«Идея собрать в одном месте, в одно время все, что находится не на своем месте, сначала может показаться несколько странной. Даже нелогичной, потому что все эти вещи «не такие уж важные», именно поэтому и лежат где попало. Когда эта вещь появилась впервые, она не была срочной, и от того, что вы до сих пор с ней не разобрались, не случилось ничего ужасного. Это может быть чья-то визитка, которую вы положили в свой бумажник, думая, что когда-нибудь она пригодится. Это может быть небольшой гаджет в нижнем ящике вашего стола, от которого вы потеряли какую-то деталь или так и не нашли времени, чтобы настроить его. […] Это все те вопросы, которые постоянно напоминают о себе, но вы так и не решили, стоит ли с ними, наконец, разобраться или же выбросить из своего списка дел. Однако так как вы не уверены, насколько они важны, теперь уже эти вопросы контролируют вас и забирают больше энергии, чем того заслуживают.»

Собрав информацию о всех своих «проектах» в одном месте, надо провести предварительную сортировку. Она подробно отображена в схеме:

Диаграмма сортировки дел из корзны "Входящие"

Именно на этапе разбора дел помогли советы из «Дышите свободно» — о приоритетах, о ненужных вещах, о том, что действительно важно.

Ничего нельзя оставлять в корзине «Входящие», надо периодически ее опустошать, составляя тем самым план дальнейших действий.

«В режиме обработки входящей информации вы должны придерживаться принципа начинать сначала и по порядку справляться с одним вопросом за другим. Как только вы нарушаете это правило и начинаете заниматься только тем, чем вам хочется заняться, в произвольном порядке, у вас неизбежно начинают оставаться вещи, которые вы упустили из виду. (…) Многие люди постоянно живут в таком режиме: их приводит в замешательство то, что попадает в их корзину «Входящие», и они чувствуют потребность постоянно проверять информацию в своем компьютере или мобильных устройствах. Если бы они каждый день или через день полностью разбирали все вопросы из корзины «Входящие», у них не было бы необходимости постоянно делать эту проверку.»

Собрали? Действуем!

Разбираем «Входящие». Там могут оказаться дела, которые сами являются действиями. Такие «складываем» в папку соответствующего проекта. Могут попасться проекты. Для них определяем конкретные действия, которые надо выполнить. Материалы из «Входящих» могут попасть также в папку «Когда-нибудь / может быть» или в справочные материалы (то, что вам сейчас не нужно, но вы хотели бы сохранить — убираем в определенное место).

Я говорю «в папку»/»в место» и т.д. — это зависит от вашей системы хранения. У кого-то все дела исключительно на бумаге, у кого-то списки проектов/дел хранятся в электронном виде, кто-то комбинирует. Не важно, как и на чем организована ваша система хранения, главное, чтобы она была функциональна, вы в ней хорошо ориентировались и поддерживали в актуальном состоянии.

Система хранения должна быть полной, в некоторых случаях возможна даже избыточность. Ведь полнота говорит о том, что выполнено самое важное условие для продуктивной работы, — что вы выгрузили все из головы.

Для каждого проекта следует определить следующий шаг — конкретное действие, которое приведет проект с продвижению. Потом записать эти действия в «список конкретных следующих действий» — список дел для выполнения. И — браться за дела из этого списка и выполнять их!

Ха-ха, скажете вы, просто выполнять дела? Да это и ежу понятно, зачем для этого читать книгу в 400 страниц?

Да, информация в книге по некоторым вопросам мне показалась избыточной, при чтении с расставленными приоритетами кое-что можно пропустить. Самым полезным для меня стал раздел, посвященный сбору информации в корзину «Входящие» и последующей сортировке. Это сбор и обработка информации для составления списка проектов. На деле оказалось, что очень много дел «висели» в моей голове, очень много было открытых вопросов, о которых приходилось помнить или о которых напоминали те или иные вещи, лежащие на видных местах.

Моей ошибкой было то, что в старых списках дел была мешанина из проектов и действий. «Висяки» типа «навести порядок в компьютере», «написать статью на сайт XX», «пройти курс по рисованию» и так далее действовали угнетающе.

Тому, как выбрать следующее для выполнения дело и сделать его, посвящены отдельные главы. Там вы почитаете и о целях, и о «горизонте событий», и о критериях принятия решения.

Что еще выделила для себя

  • Надо научиться ставить правильные цели. И исходя из четкого представления о желаемом результате, определять план их достижения в виде конкретных небольших шагов.
  • «Правило двух минут»: если дело можно сделать за 2 минуты (время определяется индивидуально), то следует сделать его прямо сейчас, не откладывая.
  • В определенный момент времени — только одно дело. «Результаты исследований свидетельствуют о том, что человек не может работать в режиме многозадачности, то есть концентрировать внимание на нескольких задачах одновременно. Если вы храните всю информацию только в голове, вы будете пытаться внутренне поместить себя в режим многозадачности. Это психологически невозможно и для многих является источником стресса».
  • Важнее всего справиться с тем, о чем вы больше всего думаете в настоящий момент. То, что вы сами не хотите придавать этому большого значения, не играет никакой роли. Вы уже об этом думаете, и на то есть причина. Просто беритесь за то, что волнует вас сейчас. Когда вы это сделаете, то поймете, что действительно для вас важно, и сможете справиться с этим более эффективно.
  • Хорошо объяснено про негативные эмоции. Негативные эмоции по поводу завала из дел — прямое следствие нарушения договоренностей с самим собой (мы сами для себя решили, что должны с этим как-то справиться), что становится сигналом снижения доверия к самому себе.

Конечно, это не все, что мне дало прочтение книги. Безусловно, я буду к ней еще возвращаться во время попыток внедрить принципы GTD в свою жизнь.

Рекомендую книгу всем, кто завяз в рутине и чувствует, что пора двигаться вперед.

Один коммент. »

  • Лена сказал(а):

    Читала эту книгу в электронном виде, на какое-то время мотивация тоже била ключом после прочтения. Но потом все «скатилось» обратно — не хватает дисциплины браться и делать дела ( Как с этим справляться?

Оставьте свой комментарий!

Мы будем рады, если вы поделитесь собственным опытом и добавите свой комментарий к статье! Спасибо!